Comprenez les rôles utilisateurs et le processus LBA avant de travailler sur de vrais dossiers clients.
ComplySwiss réunit dans un même processus l’entrée en relation avec les clients, les justificatifs KYC, l’évaluation des risques, les contrôles PPE et sanctions, les vérifications des ayants droit économiques, l’origine des fonds et du patrimoine, les revues périodiques, la surveillance des transactions, les alertes, les enquêtes et les justificatifs d’audit.
L’objectif n’est pas de remplacer le jugement en matière de conformité. Il est de structurer le travail, de le rendre traçable et plus facile à justifier.
Votre rôle détermine les actions que vous pouvez effectuer. La page Équipe indique le rôle attribué à chaque membre ; le nom du rôle apparaît également à côté de votre nom dans la barre supérieure.
Les comptes de cabinets interviennent dans leurs mandats liés ; les comptes d’entreprises interviennent dans leur propre organisation. L’accès dépend à la fois de votre rôle et de ce périmètre.
L’exercice pratique ci-dessous nécessite un rôle autorisé à saisir des données. Les auditeurs et les stagiaires peuvent suivre la lecture pendant qu’un collègue autorisé exécute les étapes.
Peut : Gérer l’équipe, les paramètres et les organisations liées du cabinet ; exécuter l’ensemble du processus LBA dans les mandats accessibles, y compris les règles, les alertes et les dossiers.
Ne peut pas : Examiner les demandes de cabinets soumises à la plateforme ou gérer des cabinets et organisations sans lien.
Peut : Gérer l’équipe de l’entreprise, les paramètres de l’organisation et l’ensemble du processus LBA pour sa propre organisation.
Ne peut pas : Administrer une autre entreprise ou utiliser les fonctions de gestion des demandes et des cabinets réservées à la plateforme.
Peut : Créer des clients et des transactions, gérer les règles et les liens d’intégration, examiner ou résoudre les alertes, gérer les dossiers et modifier le risque en indiquant un motif.
Ne peut pas : Gérer l’équipe, les organisations ou les paramètres du cabinet.
Peut : Créer des clients et des transactions, signaler des alertes et ajouter des notes aux dossiers ; consulter les fiches autorisées.
Ne peut pas : Résoudre les alertes, gérer ou clôturer les dossiers, modifier les règles ou les niveaux de risque, ou gérer l’équipe et les paramètres.
Peut : Examiner les fiches accessibles dans le périmètre de l’organisation ou du cabinet attribué à des fins de supervision.
Ne peut pas : Créer ou modifier les clients, les transactions, les alertes, les dossiers, les règles ou les paramètres de l’équipe.
Peut : Étudier les fiches accessibles dans le périmètre de l’organisation ou du cabinet attribué à des fins de formation.
Ne peut pas : Créer ou modifier les clients, les transactions, les alertes, les dossiers, les règles ou les paramètres de l’équipe.
| Étape | Ce que vous faites | Où dans ComplySwiss |
|---|---|---|
| 1. Entrée en relation | Créez le client et saisissez les informations essentielles. | Clients |
| 2. Compléter le KYC | Enregistrez l’identité, la résidence et le profil d’activité. | Dossier LBA |
| 3. Évaluer les risques | Examinez les facteurs de risque et documentez votre jugement. | Dossier LBA / risques |
| 4. Contrôler | Exécutez les contrôles PPE et sanctions. | Filtrage |
| 5. Vérifier les ayants droit économiques | Pour les entreprises, enregistrez et contrôlez les ayants droit économiques. | Ayants droit économiques / détenteurs du contrôle |
| 6. Justifier SoF/SoW | Enregistrez les déclarations et les justificatifs vérifiés. | Éléments probants sur l'origine des fonds / du patrimoine |
| 7. Revoir périodiquement | Actualisez le KYC, le risque et les contrôles. | Examen périodique |
| 8. Surveiller l’activité | Enregistrez les transactions et évaluez-les selon les règles LBA. | Transactions / règles |
| 9. Enquêter | Examinez les alertes et ouvrez des dossiers si nécessaire. | Alertes / dossiers |
| 10. Justificatifs | Générez des dossiers de justificatifs vérifiables lors d’un audit. | Export d’audit OAR |
Utilisez un client fictif pour la formation et suivez cet ordre.
Le KYC est la compréhension documentée de l’identité du client, de son activité et de la cohérence de la relation avec les informations recueillies.
Les clients présentant un risque élevé nécessitent généralement un examen approfondi, des justificatifs plus solides et une surveillance plus fréquente.
Une alerte est un signal qui nécessite un examen. L’enquête, les justificatifs et le jugement de l’analyste déterminent la suite.
Un examinateur doit comprendre qui est le client, pourquoi la relation est cohérente, comment le risque et les contrôles ont été évalués, quels justificatifs existent et comment les exceptions ou enquêtes ont été traitées.
