Vos membres. Votre surveillance. Une seule piste d'audit.

Registre des membres

Tous les intermédiaires financiers affiliés au même endroit, avec leur statut, classe de risque, cycle d'audit et prochaine date d'audit.

• Statut de candidat, de membre puis de membre démissionnaire, chaque changement étant consigné
• Classes de risque avec leur propre cycle d'audit, par ex. 12, 24 ou 36 mois
• Importation des listes de membres existantes
• Les dossiers de surveillance sont conservés après le départ d'un membre (obligation de conservation)

Invitation et portail des membres

Les membres bénéficient d'un accès gratuit et consultent leur statut, leurs échéances et leurs documents.

• Invitation par e-mail, en allemand ou en anglais
• Les clients ComplySwiss existants sont liés par IDE ; seul leur administrateur peut accepter
• Les membres téléversent les documents directement dans le portail
• Les accès des membres et des auditeurs ne sont jamais comptés dans la limite de l'offre

Planification des audits et auditeurs externes

Les audits à échéance ou en retard sont visibles d'un coup d'œil ; les auditeurs LBA externes travaillent directement dans le système.

• Liste des audits arrivant à échéance dans les 90 prochains jours et des audits en retard
• Les auditeurs voient uniquement les membres qui leur sont attribués
• Téléversement direct du rapport d'audit ; la prochaine date d'audit est calculée automatiquement

Constats et rappels

Chaque constat comporte une échéance, une personne responsable et un statut clair jusqu'à sa clôture.

• Statut : ouvert → en cours → résolu (avec justificatifs) → clôturé
• Seul le personnel de l'OAR peut clôturer un constat
• Rappels automatiques par e-mail avant les dates d'audit et les échéances

Autodéclaration annuelle

Le questionnaire annuel est rempli, soumis et examiné en ligne, au lieu d'utiliser des PDF et des e-mails.

• Un questionnaire par an, configurable par l'OAR
• Vue d'ensemble des membres ayant soumis leur questionnaire et de ceux encore en attente
• Demandes de précisions et approbation avec un historique complet

Confidentialité, séparation et piste d'audit

L'OAR voit uniquement son périmètre de surveillance, jamais les dossiers clients KYC de ses membres.

• Séparation stricte entre les OAR et entre l'OAR et ses membres
• Chaque action dans la piste d'audit, authentification à deux facteurs pour tout le personnel de l'OAR
• Données hébergées en Suisse