Versione 1.1 · Stato al 29 ottobre 2026
Questa è una traduzione. In caso di divergenze fa fede la versione tedesca. Deutsch
Il presente accordo si applica tra il servizio specializzato LRD (GwG-Fachstelle) che utilizza il modulo servizio specializzato di ComplySwiss (di seguito «servizio specializzato») e il gestore di ComplySwiss secondo le note legali (di seguito «ComplySwiss»). Il servizio specializzato lo conclude confermandolo all’apertura del conto o presentando una versione firmata.
1.1 Il servizio specializzato utilizza il modulo servizio specializzato della piattaforma ComplySwiss per intermediari finanziari che gli hanno affidato compiti per adempiere i propri obblighi di diligenza secondo la legge sul riciclaggio di denaro (LRD) (di seguito «mandanti») e, se del caso, per scopi propri. Ciò comprende in particolare l’identificazione della clientela e la valutazione del suo rischio, la verifica delle persone politicamente esposte e delle sanzioni, la sorveglianza delle transazioni, il chiarimento e la documentazione delle anomalie nonché, se del caso, l’identificazione tramite video e documento d’identità. Ogni mandante è gestito sulla piattaforma come organizzazione separata. Base è il contratto d’uso tra le parti (di seguito «contratto principale»).
1.2 A tal fine ComplySwiss tratta dati personali per conto del servizio specializzato. Il presente accordo disciplina gli obblighi delle parti secondo l’art. 9 della legge sulla protezione dei dati (LPD) e l’ordinanza sulla protezione dei dati (OPDa). Oggetto, scopo, categorie di dati e persone interessate sono descritti nell’allegato 1.
1.3 Nella misura in cui il servizio specializzato tratta dati personali per conto di un mandante, il mandante è il titolare del trattamento ai sensi dell’art. 5 lett. j LPD, il servizio specializzato è il suo responsabile del trattamento e ComplySwiss è responsabile del trattamento subordinato del servizio specializzato. Nella misura in cui il servizio specializzato tratta dati personali per scopi propri, ad esempio per gestire i propri mandati e utenti, è esso stesso titolare del trattamento.
1.4 Il servizio specializzato garantisce che ogni mandante ha previamente autorizzato il ricorso a ComplySwiss (art. 9 cpv. 3 LPD) e che il suo contratto di mandato contiene obblighi di protezione dei dati almeno equivalenti al presente accordo. Fino all’autorizzazione non registra dati personali per tale mandante sulla piattaforma. Su richiesta fornisce la prova dell’autorizzazione.
1.5 Il servizio specializzato è l’unico interlocutore di ComplySwiss per i propri mandanti. ComplySwiss accetta istruzioni di un mandante solo tramite il servizio specializzato, salvo che questo non sia più raggiungibile o abbia cessato l’attività.
1.6 Se il servizio specializzato concede l’accesso alla piattaforma a collaboratori di un mandante, a una società di audit o ad altri terzi, ciò avviene su sua istruzione. Questi terzi non sono responsabili del trattamento subordinati di ComplySwiss; il servizio specializzato disciplina personalmente il proprio rapporto con loro.
2.1 ComplySwiss tratta i dati personali esclusivamente per fornire le prestazioni concordate e secondo le istruzioni del servizio specializzato. Il contratto principale, il presente accordo e l’utilizzo delle funzioni della piattaforma da parte del servizio specializzato valgono come istruzioni.
2.2 ComplySwiss non tratta i dati per scopi propri e non li comunica a terzi. Sono fatti salvi gli obblighi legali; in tal caso ComplySwiss informa preventivamente il servizio specializzato, per quanto la legge non lo vieti. Le comunicazioni all’Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro (MROS) sono effettuate esclusivamente dai mandanti o dal servizio specializzato in loro nome.
2.3 Se ComplySwiss ritiene un’istruzione illecita, ne informa senza indugio il servizio specializzato e può sospenderne l’esecuzione fino al chiarimento.
3.1 ComplySwiss tratta in modo confidenziale tutti i dati del servizio specializzato e dei suoi mandanti. Le persone con accesso ai dati sono vincolate per iscritto alla riservatezza, se non sono già soggette a un obbligo legale di segreto.
3.2 ComplySwiss accede ai dati solo nella misura necessaria per esercizio, manutenzione, correzione di errori o supporto. Gli accessi di supporto ai contenuti avvengono solo su richiesta o con il consenso del servizio specializzato.
3.3 ComplySwiss rispetta il divieto d’informazione secondo l’art. 10a LRD: non informa né i clienti interessati né terzi di chiarimenti o comunicazioni di cui viene a conoscenza nell’ambito del trattamento.
3.4 L’obbligo di riservatezza permane oltre la fine del presente accordo.
4.1 ComplySwiss adotta le misure tecniche e organizzative secondo l’art. 8 LPD e gli art. 1 segg. OPDa adeguate al rischio del trattamento (allegato 2).
4.2 ComplySwiss può sviluppare ulteriormente le misure, purché il livello di protezione concordato non venga ridotto. ComplySwiss comunica al servizio specializzato le modifiche sostanziali.
4.3 Il servizio specializzato è responsabile dell’utilizzo sicuro dal proprio lato, in particolare dell’assegnazione dei ruoli ai propri collaboratori e agli utenti dei propri mandanti, dell’attivazione dell’accesso a due fattori, della protezione delle credenziali, della rimozione degli accessi delle persone uscite e dei mandati conclusi nonché della conservazione sicura dei documenti scaricati.
5.1 Il servizio specializzato approva il ricorso ai responsabili del trattamento subordinati elencati nell’allegato 3, anche a nome dei propri mandanti.
5.2 ComplySwiss informa il servizio specializzato almeno 30 giorni prima del previsto ricorso a un responsabile del trattamento subordinato o della sua sostituzione, affinché possa informare tempestivamente i propri mandanti. Il servizio specializzato può opporsi entro tale termine per motivi gravi, anche a causa dell’opposizione di un mandante. Se le parti non trovano un accordo, il servizio specializzato può disdire il contratto principale per la data della sostituzione.
5.3 ComplySwiss trasferisce i propri obblighi derivanti dal presente accordo a ogni responsabile del trattamento subordinato e rimane responsabile nei confronti del servizio specializzato per l’adempimento dei loro obblighi.
5.4 I responsabili del trattamento subordinati coinvolti solo per una funzione opzionale sono indicati come opzionali nell’allegato 3. Il loro coinvolgimento si considera approvato solo quando il servizio specializzato attiva la funzione.
6.1 I dati personali sono conservati e trattati in Svizzera, fatta salva la cifra 6.4.
6.2 Una comunicazione all’estero avviene solo con il previo consenso scritto del servizio specializzato e nel rispetto degli art. 16 e 17 LPD.
6.3 Se il servizio specializzato collega un proprio servizio, ad esempio un fornitore di analisi blockchain con una propria chiave d’accesso, ComplySwiss trasmette su sua istruzione i dati necessari (ad esempio indirizzi di wallet). Tale fornitore non è un responsabile del trattamento subordinato di ComplySwiss; il servizio specializzato conclude personalmente il contratto con esso.
6.4 Assistente IA opzionale. Il servizio specializzato può attivare nella piattaforma un assistente IA che redige bozze di testo relative ad allarmi e casi. Con l’attivazione da parte di una persona con diritti di amministratore, il servizio specializzato dà il previo consenso scritto di cui alla cifra 6.2 alla comunicazione a Mistral AI in Francia (allegato 3), anche a nome dei mandanti per i cui allarmi e casi utilizza l’assistente. Garantisce che tali mandanti abbiano acconsentito alla comunicazione e li informa di un’eventuale revoca. Si applica quanto segue:
a) Vengono trasmesse solo le informazioni relative all’allarme o al caso per cui una persona autorizzata richiede una bozza.
b) Nomi, ragioni sociali, numeri cliente, indirizzi, aventi economicamente diritto, indirizzi e-mail, IBAN, indirizzi wallet e numeri di telefono vengono sostituiti con segnaposto prima dell’invio.
c) Le immagini di documenti d’identità e dei volti nonché le registrazioni video e audio non vengono mai trasmesse.
d) Mistral AI non può utilizzare i dati per addestrare modelli e li conserva al massimo 30 giorni per individuare abusi.
e) La bozza è uno strumento di supporto; valutazione e decisione spettano esclusivamente al servizio specializzato e ai suoi mandanti.
f) Il servizio specializzato può revocare il consenso in qualsiasi momento nella piattaforma o per iscritto. Dalla revoca non vengono più trasmessi dati.
ComplySwiss registra attivazione, revoca e ogni richiesta con data e utente.
7.1 Se il servizio specializzato utilizza la funzione di identificazione tramite documento d’identità, volto e video, ComplySwiss tratta immagini di documenti d’identità, immagini del volto e registrazioni video e audio delle persone da identificare. Le immagini del volto analizzate per identificare univocamente una persona sono dati biometrici e quindi dati personali degni di particolare protezione (art. 5 lett. c n. 4 LPD).
7.2 Il trattamento serve esclusivamente all’identificazione della controparte secondo la LRD e le prescrizioni dell’organismo di autodisciplina del mandante interessato. È escluso l’utilizzo per altri scopi, in particolare per l’addestramento di modelli.
7.3 Prima del rilevamento, la persona da identificare viene informata sul trattamento e lo conferma. La videochiamata viene registrata solo con il suo consenso separato. Il servizio specializzato è responsabile che l’informazione e il consenso soddisfino gli obblighi del mandante.
7.4 Il riconoscimento del testo, la verifica della zona a lettura ottica e il confronto facciale avvengono su server di ComplySwiss in Svizzera. Non vengono utilizzati servizi esterni per le analisi biometriche. Le videochiamate sono trasmesse in forma cifrata; ComplySwiss gestisce i server di inoltro in Svizzera.
7.5 I rilevamenti e le registrazioni sono conservati presso ComplySwiss solo temporaneamente e vengono cancellati automaticamente alla scadenza del termine di 24 ore indicato nell’applicazione. Entro tale termine il servizio specializzato scarica i documenti necessari come prova e li conserva personalmente in modo protetto o li consegna al mandante. La memoria temporanea di ComplySwiss non è un archivio ai sensi dell’art. 7 LRD.
7.6 I risultati dell’analisi automatica sono strumenti ausiliari. Non provano né l’autenticità di un documento d’identità né la presenza reale o l’identità di una persona. La decisione sull’identificazione spetta al servizio specializzato o al mandante.
8.1 ComplySwiss sostiene il servizio specializzato, nei limiti del ragionevole, nell’adempimento dei diritti delle persone interessate (in particolare informazione, rettifica, cancellazione e consegna dei dati secondo gli art. 25 segg. LPD). ComplySwiss inoltra senza indugio al servizio specializzato le richieste che le pervengono direttamente; questo le inoltra al mandante interessato. Le limitazioni del diritto d’accesso, in particolare per rispettare il divieto d’informazione secondo la LRD, sono valutate dal servizio specializzato e dal mandante.
8.2 Su richiesta, ComplySwiss mette a disposizione del servizio specializzato le informazioni di cui esso o i suoi mandanti necessitano per una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (art. 22 LPD) e per il registro delle attività di trattamento (art. 12 LPD).
8.3 ComplySwiss può fatturare l’onere che va oltre il normale utilizzo della piattaforma alle tariffe del contratto principale, previo preavviso.
9.1 ComplySwiss notifica al servizio specializzato una violazione della sicurezza dei dati che riguarda dati del servizio specializzato o dei suoi mandanti il più rapidamente possibile (art. 24 cpv. 3 LPD), al più tardi entro 48 ore dalla conoscenza. La notifica indica i mandanti interessati.
9.2 La notifica contiene, per quanto noti: tipo di violazione, categorie di dati interessate e numero approssimativo di persone interessate, possibili conseguenze nonché misure adottate e proposte. Le informazioni mancanti vengono fornite successivamente.
9.3 Il servizio specializzato informa senza indugio i mandanti interessati. La notifica all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) e l’informazione delle persone interessate spettano al rispettivo titolare del trattamento. ComplySwiss fornisce il proprio sostegno.
10.1 Il servizio specializzato può verificare il rispetto del presente accordo. Su richiesta, ComplySwiss gli fornisce le informazioni e i documenti necessari, anche all’attenzione dei suoi mandanti, dei loro organismi di autodisciplina e società di audit LRD o della FINMA.
10.2 Verifiche più ampie, anche da parte di un organo di revisione vincolato al segreto e incaricato dal servizio specializzato o da un mandante, sono possibili previo accordo con un preavviso di almeno 14 giorni. Sono coordinate tramite il servizio specializzato e hanno luogo al massimo una volta all’anno, salvo in caso di fondato sospetto di violazione del presente accordo o su richiesta di un’autorità di vigilanza.
11.1 Il presente accordo vale per la durata del contratto principale.
11.2 Durante la durata dell’accordo, il servizio specializzato può esportare personalmente i dati di ogni mandante o richiedere a ComplySwiss un’esportazione in un formato usuale.
11.3 Se il mandato con un mandante termina, il servizio specializzato esporta i dati di tale mandante, glieli consegna nella misura prevista dal contratto di mandato e rimuove gli accessi dei suoi utenti. Su richiesta del servizio specializzato, ComplySwiss cancella i dati di tale mandante entro 30 giorni e conferma la cancellazione per iscritto.
11.4 Dopo la fine del contratto principale, il servizio specializzato può ancora esportare i propri dati o richiederne l’esportazione per 30 giorni. Al più tardi 90 giorni dopo la fine del contratto, ComplySwiss cancella tutti i dati del servizio specializzato e dei suoi mandanti, compresi i documenti caricati. Le copie nei backup vengono sovrascritte nel normale ciclo di rotazione. Su richiesta, ComplySwiss conferma la cancellazione per iscritto.
11.5 Gli obblighi di conservazione dei mandanti, in particolare la conservazione decennale secondo l’art. 7 cpv. 3 LRD, sono adempiuti mediante esportazione e consegna tempestive; vi provvede il servizio specializzato. Un’archiviazione oltre la fine del contratto può essere concordata separatamente.
12.1 La responsabilità è disciplinata dal contratto principale. In mancanza di una disposizione in esso, si applicano le disposizioni legali.
12.2 Il servizio specializzato tiene indenne ComplySwiss da pretese dei propri mandanti fondate sulla mancanza di un’autorizzazione secondo il numero 1.4 o su un’istruzione del servizio specializzato contraria al contratto di mandato.
13.1 In materia di protezione dei dati, il presente accordo prevale sul contratto principale.
13.2 ComplySwiss può modificare il presente accordo, ad esempio in caso di modifiche legislative o di nuovi responsabili del trattamento subordinati. Le modifiche sono comunicate al servizio specializzato almeno 30 giorni prima; il numero 5.2 si applica per analogia. Gli accordi derogatori richiedono la forma scritta; è sufficiente una firma elettronica o una scansione firmata.
13.3 Se una disposizione dovesse essere invalida, il resto dell’accordo rimane valido.
13.4 Si applica il diritto svizzero. Il foro competente è la sede di ComplySwiss.
| Prestazione | Messa a disposizione, esercizio e manutenzione del modulo servizio specializzato come applicazione web, inclusa la gestione di più mandanti sotto un conto aziendale, la gestione del team, l’hosting, il backup dei dati, il supporto e le notifiche via e-mail; se del caso, identificazione tramite documento d’identità, volto e video; su richiesta, l’assistente IA opzionale (cifra 6.4). |
|---|---|
| Scopo | Adempimento degli obblighi di diligenza LRD dei mandanti da parte del servizio specializzato: identificazione della controparte e accertamento degli aventi economicamente diritto e dei detentori del controllo; valutazione del rischio; verifica delle persone politicamente esposte e delle sanzioni; sorveglianza delle transazioni e set di regole; alert, chiarimenti e gestione dei casi (con principio dei quattro occhi opzionale); verifiche periodiche; documentazione ed esportazioni per gli audit; gestione dei mandati. |
| Tipo di trattamento | Registrazione, importazione, ricezione tramite link di onboarding, conservazione, visualizzazione, modifica, analisi automatizzata (rischio, regole, riconoscimento del testo, confronto facciale), esportazione, invio di notifiche, registrazione nei log, backup e cancellazione; su richiesta, redazione di bozze di testo tramite l’assistente IA opzionale. |
| Persone interessate | Clienti dei mandanti e i loro rappresentanti; aventi economicamente diritto e detentori del controllo; procuratori; controparti di transazioni, se registrate; organi e persone di contatto dei mandanti; utenti del servizio specializzato e dei mandanti. |
| Categorie di dati | Dati d’identificazione (nome, data di nascita, nazionalità, indirizzo, dati del documento d’identità); dati di contatto; indicazioni su professione, provenienza dei valori patrimoniali e scopo della relazione d’affari; dati aziendali di persone giuridiche; dati del mandato (ragione sociale, settore, stato); dati delle transazioni e indirizzi di wallet; valutazione del rischio e relativa cronologia; verifiche PEP e delle sanzioni con i risultati; alert, note sui casi e risultati dei chiarimenti; documenti caricati; immagini di documenti d’identità e del volto nonché registrazioni video e audio (temporanee); conti utente (login, ruolo, stato a due fattori); dati di log (ora, utente, azione, indirizzo IP). |
| Dati degni di particolare protezione | Dati biometrici durante il rilevamento del volto (art. 5 lett. c n. 4 LPD). Possono inoltre figurare dati su perseguimenti o sanzioni amministrativi o penali (art. 5 lett. c n. 5 LPD), ad esempio in chiarimenti o corrispondenze con liste di sanzioni. Il servizio specializzato decide quali dati di questo tipo registra. |
| Separazione dei mandanti | Ogni servizio specializzato dispone di un proprio conto aziendale; ciascuno dei suoi mandanti è gestito come organizzazione separata. Gli utenti con accesso aziendale vedono solo le organizzazioni del proprio servizio specializzato, gli utenti di un’organizzazione solo quest’ultima. Tutte le interrogazioni sono limitate lato server a tali autorizzazioni. |
|---|---|
| Controllo degli accessi | Autorizzazioni basate sui ruoli (amministrazione aziendale, amministrazione, compliance officer, collaboratori, revisione, formazione); ogni azione di modifica è verificata lato server. I ruoli di revisione e formazione hanno solo accesso in lettura. |
| Autenticazione | Conti utente personali; password conservate solo come hash; accesso a due fattori disponibile, segreti conservati in forma cifrata; protezione contro ripetuti tentativi di accesso falliti; link di reimpostazione della password monouso e limitati nel tempo. |
| Principio dei quattro occhi | Su richiesta del servizio specializzato, la stessa persona non può sia aprire sia chiudere un caso o un alert; l’impostazione vale per tutti i mandanti del servizio specializzato. |
| Trasmissione e conservazione | Trasmissione cifrata tramite HTTPS. I documenti caricati sono accessibili solo previa verifica delle autorizzazioni. Le videochiamate sono trasmesse in forma cifrata; i rilevamenti e le registrazioni sono cancellati automaticamente dopo 24 ore. |
| Registrazione | Gli accessi e le modifiche a clienti, valutazioni del rischio, alert, casi e regole sono registrati nell’audit log con ora e utente. |
| Disponibilità | Hosting in Svizzera; backup regolari; backup della banca dati prima di ogni modifica della stessa. |
| Gestione delle modifiche | Le nuove versioni sono dapprima testate in un ambiente di test separato con dati fittizi. |
| Organizzazione | Impegno di riservatezza di tutte le persone con accesso; accesso ai contenuti solo per esercizio e supporto; processo di notifica degli incidenti di sicurezza secondo il numero 9. |
| Assistente IA (opzionale) | Solo dopo l’attivazione da parte del servizio specializzato; mascheramento di nomi, ragioni sociali, numeri cliente, indirizzi, aventi economicamente diritto, indirizzi e-mail, IBAN, indirizzi wallet e numeri di telefono prima dell’invio; trasmissione cifrata (HTTPS); addestramento disattivato presso il fornitore; registrazione di ogni richiesta con utente, data e modello; contingente mensile. |
| hosttech GmbH, Seestrasse 15a, 8805 Richterswil | Hosting dell’applicazione web, della banca dati e dei file; invio delle notifiche via e-mail; server virtuale per l’identificazione tramite documento d’identità, volto e video, compresi i server di inoltro per le videochiamate. Luogo: Svizzera. |
|---|---|
| Mistral AI, 15 rue des Halles, 75001 Parigi, Francia (opzionale) | Redazione di bozze di testo relative ad allarmi e casi tramite l’assistente IA; solo dopo l’attivazione da parte del servizio specializzato (cifra 6.4). Luogo: Francia (UE). Nessun addestramento; conservazione presso il fornitore fino a 30 giorni per individuare abusi. |
Vedi anche: Informativa sulla protezione dei dati · Note legali · Accordo sul trattamento dei dati (modulo intermediario).
