Versione 1.1 · Stato al 29 ottobre 2026
Questa è una traduzione. In caso di divergenze fa fede la versione tedesca. Deutsch
Il presente accordo si applica tra l’intermediario finanziario che utilizza il modulo intermediario di ComplySwiss (di seguito «intermediario») e il gestore di ComplySwiss secondo le note legali (di seguito «ComplySwiss»). L’intermediario lo conclude confermandolo all’apertura del conto o presentando una versione firmata.
1.1 L’intermediario utilizza il modulo intermediario della piattaforma ComplySwiss per adempiere i propri obblighi di diligenza secondo la legge sul riciclaggio di denaro (LRD), in particolare per identificare la propria clientela e valutarne il rischio, verificare le persone politicamente esposte e le sanzioni, sorvegliare le transazioni, chiarire e documentare le anomalie nonché, se del caso, per l’identificazione tramite video e documento d’identità. Base è il contratto d’uso tra le parti (di seguito «contratto principale»).
1.2 A tal fine ComplySwiss tratta dati personali per conto dell’intermediario. Il presente accordo disciplina gli obblighi delle parti secondo l’art. 9 della legge federale sulla protezione dei dati (LPD) e l’ordinanza sulla protezione dei dati (OPDa). Oggetto, scopo, categorie di dati e persone interessate sono descritti nell’allegato 1.
1.3 L’intermediario è il titolare del trattamento ai sensi dell’art. 5 lett. j LPD. È l’unico responsabile della liceità del trattamento, dell’informazione delle persone interessate, dell’ottenimento dei consensi necessari e del rispetto dei propri obblighi di conservazione.
1.4 Se l’intermediario concede a un servizio specializzato LRD, a una società di audit o ad altri terzi l’accesso ai propri dati sulla piattaforma, ciò avviene su sua istruzione. Questi terzi non sono responsabili del trattamento subordinati di ComplySwiss; l’intermediario disciplina personalmente il proprio rapporto con loro.
2.1 ComplySwiss tratta i dati personali esclusivamente per fornire le prestazioni convenute e secondo le istruzioni dell’intermediario. Il contratto principale, il presente accordo e l’utilizzo delle funzioni della piattaforma da parte dell’intermediario valgono come istruzioni.
2.2 ComplySwiss non tratta i dati per scopi propri e non li comunica a terzi, salvo obblighi di legge; in tal caso ComplySwiss informa preventivamente l’intermediario, sempre che la legge non lo vieti. Le comunicazioni all’Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro (MROS) sono effettuate esclusivamente dall’intermediario.
2.3 Se ComplySwiss ritiene illecita un’istruzione, ne informa immediatamente l’intermediario e può sospenderne l’esecuzione fino a chiarimento.
3.1 ComplySwiss tratta tutti i dati dell’intermediario in modo confidenziale. Le persone con accesso ai dati sono vincolate per iscritto alla riservatezza, sempre che non siano già soggette a un obbligo legale di segretezza.
3.2 ComplySwiss accede ai dati dell’intermediario solo nella misura necessaria per l’esercizio, la manutenzione, la correzione di errori o il supporto. L’accesso ai contenuti nell’ambito del supporto avviene solo su richiesta o con il consenso dell’intermediario.
3.3 ComplySwiss rispetta il divieto d’informazione secondo l’art. 10a LRD: non informa né i clienti interessati né terzi di chiarimenti o comunicazioni di cui viene a conoscenza nell’ambito del trattamento.
3.4 L’obbligo di riservatezza permane oltre la fine del presente accordo.
4.1 ComplySwiss adotta i provvedimenti tecnici e organizzativi secondo l’art. 8 LPD e gli art. 1 segg. OPDa adeguati al rischio del trattamento (allegato 2).
4.2 ComplySwiss può sviluppare ulteriormente i provvedimenti, purché il livello di protezione convenuto non venga ridotto. ComplySwiss comunica all’intermediario le modifiche sostanziali.
4.3 L’intermediario è responsabile dell’utilizzo sicuro dalla propria parte, in particolare dell’assegnazione dei ruoli ai propri collaboratori, dell’attivazione dell’accesso a due fattori, della protezione delle credenziali, della rimozione degli accessi delle persone che hanno lasciato l’azienda e della conservazione sicura dei documenti scaricati.
5.1 L’intermediario approva il ricorso ai responsabili del trattamento subordinati elencati nell’allegato 3.
5.2 ComplySwiss informa l’intermediario con almeno 30 giorni di anticipo del previsto ricorso a un nuovo responsabile subordinato o della sua sostituzione. L’intermediario può opporsi per motivi gravi entro tale termine. Se le parti non trovano un accordo, l’intermediario può disdire il contratto principale per la data della sostituzione.
5.3 ComplySwiss trasferisce i propri obblighi derivanti dal presente accordo a ogni responsabile subordinato e rimane responsabile nei confronti dell’intermediario per il loro adempimento.
5.4 I responsabili del trattamento subordinati coinvolti solo per una funzione opzionale sono indicati come opzionali nell’allegato 3. Il loro coinvolgimento si considera approvato solo quando l’intermediario attiva la funzione.
6.1 I dati personali sono conservati e trattati in Svizzera, fatta salva la cifra 6.4.
6.2 Una comunicazione all’estero avviene solo con il previo consenso scritto dell’intermediario e nel rispetto degli art. 16 e 17 LPD.
6.3 Se l’intermediario collega un proprio servizio, ad esempio un fornitore di analisi blockchain con una propria chiave d’accesso, ComplySwiss trasmette su sua istruzione le informazioni necessarie (ad esempio indirizzi di wallet). Tale fornitore non è un responsabile del trattamento subordinato di ComplySwiss; il contratto con esso è concluso dall’intermediario stesso.
6.4 Assistente IA opzionale. L’intermediario può attivare nella piattaforma un assistente IA che redige bozze di testo relative ad allarmi e casi. Con l’attivazione da parte di una persona con diritti di amministratore, l’intermediario dà il previo consenso scritto di cui alla cifra 6.2 alla comunicazione a Mistral AI in Francia (allegato 3). Si applica quanto segue:
a) Vengono trasmesse solo le informazioni relative all’allarme o al caso per cui una persona autorizzata richiede una bozza.
b) Nomi, ragioni sociali, numeri cliente, indirizzi, aventi economicamente diritto, indirizzi e-mail, IBAN, indirizzi wallet e numeri di telefono vengono sostituiti con segnaposto prima dell’invio.
c) Le immagini di documenti d’identità e dei volti nonché le registrazioni video e audio non vengono mai trasmesse.
d) Mistral AI non può utilizzare i dati per addestrare modelli e li conserva al massimo 30 giorni per individuare abusi.
e) La bozza è uno strumento di supporto; valutazione e decisione spettano esclusivamente all’intermediario.
f) L’intermediario può revocare il consenso in qualsiasi momento nella piattaforma o per iscritto. Dalla revoca non vengono più trasmessi dati.
ComplySwiss registra attivazione, revoca e ogni richiesta con data e utente.
7.1 Se l’intermediario utilizza la funzione di identificazione tramite documento d’identità, volto e video, ComplySwiss tratta immagini di documenti d’identità, immagini del volto e registrazioni video e audio delle persone da identificare. Le immagini del volto analizzate ai fini di un’identificazione univoca sono dati biometrici e quindi dati personali degni di particolare protezione (art. 5 lett. c n. 4 LPD).
7.2 Il trattamento serve esclusivamente all’identificazione della controparte secondo la LRD e le prescrizioni dell’organismo di autodisciplina dell’intermediario. È escluso l’utilizzo per altri scopi, in particolare per l’addestramento di modelli.
7.3 Prima del rilevamento, la persona da identificare viene informata sul trattamento e lo conferma. La videochiamata viene registrata solo con il suo consenso separato. L’intermediario è responsabile che informazione e consenso soddisfino i propri obblighi.
7.4 Il riconoscimento del testo, la verifica della zona a lettura ottica e il confronto facciale avvengono su server di ComplySwiss in Svizzera. Non si ricorre a servizi esterni per analisi biometriche. Le videochiamate sono trasmesse in forma cifrata; i server di inoltro (relay) sono gestiti da ComplySwiss in Svizzera.
7.5 Rilevamenti e registrazioni sono conservati da ComplySwiss solo temporaneamente e vengono cancellati automaticamente alla scadenza del termine di 24 ore indicato nell’applicazione. L’intermediario scarica entro tale termine i documenti di cui ha bisogno come prova e li conserva nel proprio archivio protetto. La memoria temporanea di ComplySwiss non è un archivio ai sensi dell’art. 7 LRD.
7.6 I risultati dell’analisi automatica sono strumenti di supporto. Non provano né l’autenticità di un documento d’identità né la presenza reale o l’identità di una persona. La decisione sull’identificazione spetta esclusivamente all’intermediario.
8.1 ComplySwiss supporta l’intermediario, nei limiti del ragionevole, nell’adempimento dei diritti delle persone interessate (in particolare informazione, rettifica, cancellazione e consegna dei dati secondo gli art. 25 segg. LPD). Le richieste pervenute direttamente a ComplySwiss vengono inoltrate senza indugio all’intermediario. Le limitazioni del diritto d’informazione, in particolare per rispettare il divieto d’informazione secondo la LRD, sono valutate dall’intermediario.
8.2 Su richiesta, ComplySwiss mette a disposizione dell’intermediario le informazioni di cui ha bisogno per una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (art. 22 LPD) e per il proprio registro delle attività di trattamento (art. 12 LPD).
8.3 ComplySwiss può fatturare, previo preavviso e alle tariffe del contratto principale, l’onere che va oltre il normale utilizzo della piattaforma.
9.1 ComplySwiss notifica all’intermediario una violazione della sicurezza dei dati che riguarda i dati dell’intermediario il più rapidamente possibile (art. 24 cpv. 3 LPD), al più tardi entro 48 ore dal momento in cui ne viene a conoscenza.
9.2 La notifica contiene, per quanto noto: il tipo di violazione, le categorie di dati interessate e il numero approssimativo di persone interessate, le possibili conseguenze nonché i provvedimenti adottati e proposti. Le informazioni mancanti vengono fornite successivamente.
9.3 La notifica all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) e l’informazione delle persone interessate spettano all’intermediario. ComplySwiss lo supporta in tal senso.
10.1 L’intermediario può verificare il rispetto del presente accordo. Su richiesta, ComplySwiss gli fornisce le informazioni e i documenti necessari, anche all’attenzione del suo organismo di autodisciplina, della sua società di audit LRD o della FINMA.
10.2 Controlli più ampi, anche da parte di un organo di controllo incaricato dall’intermediario e tenuto al segreto, sono possibili previo accordo con un preavviso di almeno 14 giorni, al massimo una volta all’anno, salvo in caso di fondato sospetto di violazione del presente accordo o su richiesta di un’autorità di vigilanza.
11.1 Il presente accordo vale per la durata del contratto principale.
11.2 Durante la durata del contratto e fino a 30 giorni dopo la sua fine, l’intermediario può esportare autonomamente i propri dati o richiedere a ComplySwiss un’esportazione in un formato comune.
11.3 Al più tardi 90 giorni dopo la fine del contratto, ComplySwiss cancella tutti i dati dell’intermediario, compresi i documenti caricati. Le copie nei backup vengono sovrascritte secondo il ciclo di rotazione ordinario. Su richiesta, ComplySwiss conferma la cancellazione per iscritto.
11.4 L’intermediario adempie i propri obblighi di conservazione, in particolare la conservazione decennale secondo l’art. 7 cpv. 3 LRD, esportando i dati per tempo. Un’archiviazione oltre la fine del contratto può essere convenuta separatamente.
La responsabilità è disciplinata dal contratto principale. In mancanza di una regolamentazione in esso, si applicano le disposizioni di legge.
13.1 Nelle questioni di protezione dei dati, il presente accordo prevale sul contratto principale.
13.2 ComplySwiss può modificare il presente accordo, ad esempio in caso di modifiche legislative o di nuovi responsabili del trattamento subordinati. Le modifiche vengono comunicate all’intermediario con almeno 30 giorni di anticipo; il numero 5.2 si applica per analogia. Gli accordi derogatori richiedono la forma scritta; è sufficiente una firma elettronica o una scansione firmata.
13.3 Se una disposizione dovesse risultare invalida, il resto dell’accordo rimane valido.
13.4 Si applica il diritto svizzero. Il foro competente è la sede di ComplySwiss.
| Prestazione | Messa a disposizione, esercizio e manutenzione del modulo intermediario come applicazione web, compresi hosting, backup, supporto e notifiche via e-mail; se del caso, identificazione tramite documento d’identità, volto e video; su richiesta, l’assistente IA opzionale (cifra 6.4). |
|---|---|
| Scopo | Identificazione della controparte e accertamento degli aventi economicamente diritto e dei detentori del controllo; valutazione del rischio; verifica delle persone politicamente esposte e delle sanzioni; sorveglianza delle transazioni e regole; alert, chiarimenti e gestione dei casi (con principio dei quattro occhi facoltativo); verifiche periodiche; documentazione ed esportazioni per gli audit. |
| Tipo di trattamento | Rilevamento, importazione, conservazione, visualizzazione, modifica, analisi automatizzata (rischio, regole, riconoscimento del testo, confronto facciale), esportazione, invio di notifiche, registrazione nei log, backup e cancellazione; su richiesta, redazione di bozze di testo tramite l’assistente IA opzionale. |
| Persone interessate | Clienti dell’intermediario e loro rappresentanti; aventi economicamente diritto e detentori del controllo; procuratori; controparti di transazioni, se rilevate; utenti dell’intermediario; se del caso, utenti di un servizio specializzato LRD incaricato. |
| Categorie di dati | Dati d’identificazione (nome, data di nascita, nazionalità, indirizzo, dati del documento d’identità); dati di contatto; informazioni su professione, provenienza dei valori patrimoniali e scopo della relazione d’affari; dati aziendali delle persone giuridiche; dati delle transazioni e indirizzi di wallet; valutazione del rischio e relativa cronologia; verifiche PEP e sanzioni con i relativi risultati; alert, note sui casi e risultati dei chiarimenti; documenti caricati; immagini di documenti d’identità e del volto nonché registrazioni video e audio (temporanee); account utente (login, ruolo, stato dell’accesso a due fattori); dati di log (momento, utente, azione, indirizzo IP). |
| Dati degni di particolare protezione | Dati biometrici durante il rilevamento del volto (art. 5 lett. c n. 4 LPD). Sono inoltre possibili informazioni su perseguimenti o sanzioni amministrativi o penali (art. 5 lett. c n. 5 LPD), ad esempio in chiarimenti o corrispondenze con liste di sanzioni. L’intermediario decide quali informazioni di questo tipo rileva. |
| Separazione dei mandanti | Ogni intermediario è un mandante separato. Tutte le interrogazioni sono limitate alle organizzazioni per cui la persona connessa è autorizzata. |
|---|---|
| Controllo degli accessi | Autorizzazioni basate sui ruoli (amministrazione, compliance officer, collaboratori, revisione, formazione); ogni azione che modifica dati è verificata lato server. I ruoli di revisione e formazione hanno solo accesso in lettura. |
| Autenticazione | Account utente personali; password conservate solo come hash; accesso a due fattori disponibile, segreti conservati in forma cifrata; protezione contro ripetuti tentativi di accesso falliti; link di reimpostazione della password monouso e a durata limitata. |
| Principio dei quattro occhi | Su richiesta dell’intermediario, la stessa persona non può aprire e chiudere un caso o un alert. |
| Trasmissione e conservazione | Trasmissione cifrata tramite HTTPS. I documenti caricati sono accessibili solo dopo una verifica delle autorizzazioni. Le videochiamate sono trasmesse in forma cifrata; rilevamenti e registrazioni vengono cancellati automaticamente dopo 24 ore. |
| Registrazione | Gli accessi e le modifiche a clienti, valutazioni del rischio, alert, casi e regole sono registrati con momento e utente nel log di audit. |
| Disponibilità | Hosting in Svizzera; backup regolari; backup della banca dati prima di ogni modifica della stessa. |
| Gestione delle modifiche | Le nuove versioni vengono dapprima verificate in un ambiente di test separato con dati fittizi. |
| Organizzazione | Impegno di riservatezza di tutte le persone con accesso; accesso ai contenuti solo per esercizio e supporto; processo di notifica degli incidenti di sicurezza secondo il numero 9. |
| Assistente IA (opzionale) | Solo dopo l’attivazione da parte dell’intermediario; mascheramento di nomi, ragioni sociali, numeri cliente, indirizzi, aventi economicamente diritto, indirizzi e-mail, IBAN, indirizzi wallet e numeri di telefono prima dell’invio; trasmissione cifrata (HTTPS); addestramento disattivato presso il fornitore; registrazione di ogni richiesta con utente, data e modello; contingente mensile. |
| hosttech GmbH, Seestrasse 15a, 8805 Richterswil | Hosting dell’applicazione web, della banca dati e dei file; invio delle notifiche via e-mail; server virtuale per l’identificazione tramite documento d’identità, volto e video, compresi i server di inoltro per le videochiamate. Luogo: Svizzera. |
|---|---|
| Mistral AI, 15 rue des Halles, 75001 Parigi, Francia (opzionale) | Redazione di bozze di testo relative ad allarmi e casi tramite l’assistente IA; solo dopo l’attivazione da parte dell’intermediario (cifra 6.4). Luogo: Francia (UE). Nessun addestramento; conservazione presso il fornitore fino a 30 giorni per individuare abusi. |
Vedi anche: Informativa sulla protezione dei dati · Note legali · Accordo sul trattamento dei dati (modulo OAD).
